Tạo hóa đơn ngay trong trình duyệt
Hóa đơn (invoice) là giấy yêu cầu thanh toán bạn gửi cho khách hàng sau khi làm xong việc hoặc giao hàng. Hóa đơn nói rõ ai gửi cho ai, đã cung cấp gì, số tiền phải trả và hạn thanh toán. Công cụ miễn phí này dựng hóa đơn khi bạn gõ: nhập thông tin doanh nghiệp và khách hàng, liệt kê từng hạng mục với số lượng và đơn giá, và tổng tiền cập nhật ngay trên bản xem trước. Khi đã ưng ý, bấm In hoặc lưu thành PDF. Cửa sổ in của trình duyệt sẽ mở ra, bạn có thể chọn "Lưu thành PDF" (Save as PDF) để có tệp hoặc in ra giấy.
Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn. Tên, địa chỉ, số tiền và logo bạn nhập không được tải lên hay gửi cho CentDaily hoặc bất kỳ ai.
Nên ghi gì trên hóa đơn
Luật liên bang không quy định một mẫu bắt buộc cho hóa đơn của doanh nghiệp thông thường, và một số khách hàng hay ngành nghề có quy định riêng. Một hóa đơn rõ ràng thường có:
- tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của doanh nghiệp bạn, cùng tên và địa chỉ của khách hàng;
- số hóa đơn không trùng lặp và ngày lập hóa đơn;
- hạn thanh toán hoặc điều khoản thanh toán, ví dụ "Net 30" nghĩa là trả trong vòng 30 ngày;
- mô tả từng hạng mục hoặc dịch vụ kèm số lượng, đơn giá và thành tiền;
- tạm tính, giảm giá (nếu có), thuế bán hàng (nếu có), tổng cộng và cách thanh toán cho bạn.
Hãy đánh số hóa đơn theo thứ tự để bạn và khách hàng dễ tìm lại sau này. Công cụ bắt đầu với "INV-0001" và bạn có thể đổi.
Giảm giá, thuế bán hàng và số tiền đã trả
Giảm giá có thể là phần trăm hoặc một số tiền, và được trừ vào tạm tính trước khi tính thuế bán hàng. Thuế bán hàng là tùy chọn. Nếu bạn nhập một mức thuế, công cụ chỉ áp dụng cho các hạng mục được đánh dấu "Chịu thuế", sau khi trừ phần giảm giá tương ứng của các hạng mục đó.
Quy định thuế bán hàng khác nhau theo tiểu bang và thành phố. Dịch vụ, phí giao hàng hay sản phẩm số có bị tính thuế hay không tùy từng nơi, và mức thuế địa phương có thể thay đổi theo địa chỉ của khách. Hoa Kỳ không có thuế bán hàng liên bang. CentDaily không quyết định cái gì phải chịu thuế, nên hãy hỏi sở thuế (department of revenue) của tiểu bang trước khi thu thuế. Bạn có thể xem các mức thuế thông thường bằng máy tính thuế bán hàng. Nếu khách đã trả tiền đặt cọc, hãy nhập vào ô "Số tiền đã trả" và hóa đơn sẽ hiện số tiền còn phải trả.
Lưu bản nháp và giữ dữ liệu riêng tư
Mặc định, không có gì được lưu: đóng trang là hóa đơn mất. Nếu bạn đánh dấu ô lưu bản nháp, biểu mẫu được lưu trong bộ nhớ cục bộ của trình duyệt này, chỉ trên thiết bị này, để bạn quay lại sau. Logo không được lưu, và có nút để xóa bản nháp đã lưu. Bất kỳ ai dùng cùng hồ sơ trình duyệt đều có thể thấy bản nháp đã lưu, nên hãy để trống ô này trên máy dùng chung.
Hồ sơ, thuế và việc yêu cầu thanh toán
Hãy giữ một bản sao của mọi hóa đơn bạn gửi và khoản tiền bạn nhận. IRS (Sở Thuế vụ) yêu cầu hồ sơ chứng minh thu nhập và chi phí của bạn. Trước khi trả tiền cho nhà thầu của riêng bạn, hãy yêu cầu Form W-9 để có mã số thuế của họ. Nếu bạn tự làm chủ, thu nhập từ hóa đơn thường phải chịu thuế tự doanh: xem máy tính thuế tự doanh và máy tính biên lợi nhuận để kiểm tra giá bán của bạn. Trang này là thông tin chung, không phải tư vấn thuế, pháp lý hay kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Công cụ tạo hóa đơn này có thật sự miễn phí và riêng tư không?
Có. Công cụ miễn phí, không cần tài khoản và chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Không có gì bạn gõ được gửi đến máy chủ. Bản nháp chỉ được lưu nếu bạn chọn, và chỉ trên thiết bị của chính bạn.
Làm sao để lưu hóa đơn thành PDF?
Bấm "In hoặc lưu thành PDF". Trong cửa sổ in, chọn "Lưu thành PDF" làm nơi đến, tắt phần đầu trang và chân trang để trang sạch đẹp, rồi lưu. Bản in chỉ hiện hóa đơn, không hiện phần còn lại của trang web.
Tôi có bắt buộc phải thu thuế bán hàng trên hóa đơn không?
Tùy vào thứ bạn bán và nơi bán. Nhiều dịch vụ không bị tính thuế ở một số tiểu bang, trong khi hàng hóa thường bị tính. Quy định và mức thuế địa phương khác nhau, nên hãy hỏi sở thuế của tiểu bang. Hãy để trống ô thuế bán hàng hoặc bỏ chọn "Chịu thuế" ở những hạng mục không bị tính thuế.