Tính chi phí thuê nhân viên

Một nhân viên thực sự tốn bao nhiêu?

Tiền lương chỉ là một phần của hóa đơn. Ngoài lương, chủ lao động ở Hoa Kỳ còn phải đóng thuế lương (payroll tax), mua bảo hiểm, và thường chi cho phúc lợi và thiết bị. Nói chung, tổng chi phí có thể cao hơn tiền lương khá nhiều, nên bạn nên tính trước khi đưa ra lời mời làm việc. Công cụ này cộng các khoản chính cho một nhân viên trong năm 2026 và cho thấy chi phí mỗi năm, mỗi tháng và mỗi giờ làm việc, cùng với hệ số chi phí: tổng chi phí chia cho tiền lương.

Các loại thuế lương do chủ lao động đóng

• An sinh xã hội (Social Security): 6,2% trên tiền lương của mỗi nhân viên, tối đa đến mức trần lương năm 2026 là 184.500 US$. Phần vượt mức này không còn bị tính thuế An sinh xã hội cho nhân viên đó, nghĩa là tối đa 11.439 US$ trong năm.
• Medicare: 1,45% trên toàn bộ tiền lương, không có mức trần.
• Thuế Medicare bổ sung (Additional Medicare Tax) 0,9% trên phần lương vượt 200.000 US$ chỉ do nhân viên đóng. IRS cho biết chủ lao động không phải đóng phần tương ứng, nên khoản này không làm tăng chi phí của bạn.

Nhân viên đóng cùng mức thuế này từ lương của chính mình; khoản đó được khấu trừ và không phải chi phí thêm của bạn. Để xem phía nhân viên, hãy dùng công cụ Tính lương thực nhận.

Thuế thất nghiệp: FUTA và SUTA

FUTA, thuế thất nghiệp liên bang, là 6,0% trên 7.000 US$ lương đầu tiên của mỗi nhân viên trong năm. Chủ lao động đóng thuế thất nghiệp tiểu bang đúng hạn được trừ tín dụng tối đa 5,4%, nên mức thực tế thông thường là 0,6%, tức tối đa 42 US$ mỗi nhân viên. Nếu một tiểu bang đã vay tiền của chính phủ liên bang mà chưa trả, chủ lao động ở tiểu bang đó bị mất một phần tín dụng và phải đóng nhiều hơn. Đây gọi là giảm tín dụng (credit reduction). California bị giảm 1,2% cho năm 2025, và danh sách sơ bộ của Bộ Lao động cho năm 2026 lại có California, còn danh sách cuối cùng chỉ được công bố sau ngày 10/11/2026. Công cụ có một ô để bạn nhập mức giảm.

SUTA, thuế thất nghiệp tiểu bang, do từng tiểu bang quy định. Mỗi tiểu bang dùng mức lương chịu thuế khác nhau, từ 7.000 US$ ở một số tiểu bang đến hơn 70.000 US$ ở Washington. Chủ lao động mới thường đóng một mức khởi đầu tiêu chuẩn, thường trong khoảng 1% đến 3,4%, và một số tiểu bang đặt mức theo ngành. Khi bạn chọn tiểu bang, công cụ điền sẵn mức dành cho chủ lao động mới và mức lương chịu thuế từ bảng tháng 7/2026 của Bộ Lao động. Đây chỉ là điểm xuất phát: có thể áp dụng mức cao hơn theo ngành, chẳng hạn xây dựng. Hãy xem thông báo mức thuế mà tiểu bang gửi cho bạn và nhập số của chính bạn vào các ô.

Phúc lợi và các chi phí khác

Các ô tùy chọn dành cho những khoản không phải thuế: tiền bảo hiểm y tế bạn trả mỗi tháng, phần đóng góp tương ứng cho quỹ hưu trí tính theo phần trăm lương, bảo hiểm bồi thường lao động (workers' compensation) tính theo phần trăm lương, và các chi phí hằng năm khác như thiết bị, phần mềm, đào tạo hay dịch vụ trả lương. Mức phí bồi thường lao động khác nhau theo loại công việc và tiểu bang, nên hãy hỏi công ty bảo hiểm của bạn để có báo giá.

Những gì công cụ không tính

Một số tiểu bang và thành phố có thêm thuế lương riêng cho chủ lao động, như thuế bảo hiểm thương tật, nghỉ phép gia đình hay đào tạo. Tăng ca, tiền thưởng, tín dụng tiền boa, nhân viên làm việc ở nhiều tiểu bang, và thời gian bạn bỏ ra cho việc trả lương và tuyển dụng đều không được tính. Hãy xem kết quả là ước tính để lên kế hoạch, không phải phép tính thuế hay trả lương chính thức.

Người này có thật sự là nhân viên không?

Thuế của chủ lao động chỉ áp dụng cho nhân viên. Một người là nhân viên hay nhà thầu độc lập tùy vào thực tế theo các tiêu chí của IRS, Bộ Lao động và tiểu bang của bạn, chứ không phải nhãn bạn tự chọn. Xem máy tính so sánh 1099 và W-2 để so sánh số tiền và có danh sách những điều các cơ quan xem xét.

Câu hỏi thường gặp