Nhân viên hay nhà thầu: tiền bạc thay đổi thế nào
Một công việc trả lương theo Form W-2 và một công việc trả theo Form 1099 có thể có mức thu nhập ghi trên giấy giống nhau nhưng số tiền thực nhận rất khác. Khi là nhân viên, chủ lao động khấu trừ phần An sinh xã hội và Medicare của bạn và cũng đóng một phần tương ứng. Khi là nhà thầu độc lập (independent contractor), bạn tự đóng cả hai phần dưới dạng thuế tự doanh (self-employment tax), tự lo chi phí kinh doanh và không có phúc lợi từ chủ lao động. Công cụ này đặt hai bên cạnh nhau với cùng một mức thu nhập mỗi năm.
Công cụ chỉ so sánh số tiền. Nó không cho bạn, hay bất kỳ ai, biết một người lao động là nhân viên hay nhà thầu. Điều đó phụ thuộc vào thực tế của mối quan hệ làm việc theo các tiêu chí bên dưới, và nhãn ghi trong hợp đồng không quyết định.
Cách tính hai bên
- Nhân viên: An sinh xã hội 6,2% đến mức trần lương năm 2026 là 184.500 US$, Medicare 1,45%, và thêm 0,9% Medicare trên phần lương vượt 200.000 US$ (250.000 US$ nếu khai chung), cộng thuế thu nhập liên bang ước tính sau mức khấu trừ tiêu chuẩn. Chủ lao động trả thêm phần tương ứng của mình (6,2% An sinh xã hội đến 184.500 US$ cộng 1,45% Medicare trên toàn bộ tiền lương), khoản này không trừ vào lương của bạn.
- Nhà thầu: thuế tự doanh 15,3% (12,4% An sinh xã hội cộng 2,9% Medicare) trên 92,35% lợi nhuận ròng, trong đó lợi nhuận ròng là doanh thu trừ chi phí kinh doanh. Phần 12,4% dừng ở mức trần lương. Bạn phải đóng thuế khi thu nhập ròng từ 400 US$ trở lên. Một nửa thuế tự doanh được khấu trừ khi tính thuế thu nhập.
- Khấu trừ QBI: nhiều chủ doanh nghiệp cá nhân (sole proprietor) được khấu trừ tối đa 20% thu nhập kinh doanh đủ điều kiện (QBI). Luật năm 2025 đã làm khoản khấu trừ này vĩnh viễn và thêm mức tối thiểu 400 US$ cho chủ doanh nghiệp có ít nhất 1.000 US$ thu nhập đủ điều kiện từ một hoạt động kinh doanh mà họ trực tiếp tham gia thường xuyên. Công cụ tính đủ 20% khi thu nhập chịu thuế dưới 201.750 US$ (403.500 US$ nếu khai chung). Trên các mức đó, khoản khấu trừ có thể bị giới hạn bởi lương W-2, tài sản kinh doanh và loại hình kinh doanh, nên công cụ giả định không có những yếu tố này: khoản khấu trừ giảm dần đến 276.750 US$ (553.500 US$ nếu khai chung), rồi chỉ còn mức tối thiểu 400 US$, và ghi rõ điều đó. Ngành dịch vụ chuyên môn (như tư vấn hay y tế) sẽ được khấu trừ ít hơn.
Ước tính giả định đây là thu nhập duy nhất của bạn, áp dụng mức khấu trừ tiêu chuẩn, không có tín dụng thuế hay thuế tiểu bang. Để tính tiền thuế đóng mỗi quý, hãy dùng máy tính thuế tự doanh. Bạn cũng có thể nhập giá trị phúc lợi của chủ lao động mà bạn sẽ mất, như tiền bảo hiểm y tế hay phần đóng góp hưu trí, và công cụ sẽ cho thấy mức nhà thầu cần xuất hóa đơn để có kết quả ngang bằng.
Danh sách kiểm tra mà các cơ quan dùng
IRS xem xét toàn bộ mối quan hệ theo ba nhóm: kiểm soát về hành vi (doanh nghiệp có chỉ đạo người lao động làm gì và làm thế nào không), kiểm soát về tài chính (ai trả tiền dụng cụ và chi phí, và ai có thể có lời hay lỗ) và loại hình quan hệ (hợp đồng, phúc lợi, công việc kéo dài bao lâu, và có phải phần chính của doanh nghiệp không). Bộ Lao động dùng tiêu chí "thực tế kinh tế" (economic reality) cho luật về tiền lương và tăng ca. Chúng tôi thấy Bộ đã đề xuất quy định mới vào tháng 2/2026 và chưa công bố quy định cuối cùng khi chúng tôi kiểm tra ngày 13/10/2026, nên hãy xem trang của Bộ để biết tình trạng mới nhất. Các tiểu bang có thể dùng tiêu chí riêng, như tiêu chí ABC. Trang có một danh sách kiểm tra đơn giản kèm liên kết và không chấm điểm câu trả lời của bạn.
Các biểu mẫu và quy định nên biết
- Form 1099-NEC: với các khoản trả trong năm 2026, doanh nghiệp thường phải báo cáo các khoản trả cho nhà thầu từ 2.000 US$ trở lên. Mức cũ là 600 US$.
- Form W-9: doanh nghiệp thường yêu cầu nhà thầu điền để có mã số thuế (TIN) dùng cho việc báo cáo.
- Form SS-8: doanh nghiệp hoặc người lao động có thể yêu cầu IRS xác định chính thức tư cách của người lao động. IRS cho biết việc này có thể mất ít nhất sáu tháng.
- Phân loại sai (misclassification): nếu một người lao động bị coi là nhà thầu nhưng thực tế cho thấy là nhân viên, doanh nghiệp có thể phải truy nộp thuế lương và chịu phạt.
Nếu bạn là người thuê, xem máy tính chi phí thuê nhân viên để biết một nhân viên tốn của bạn bao nhiêu. Trang này là thông tin chung, không phải tư vấn thuế, pháp lý hay nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Nhà thầu 1099 có luôn được trả cao hơn nhân viên W-2 không?
Không nhất thiết. Nhà thầu đóng cả hai phần An sinh xã hội và Medicare, tự lo chi phí kinh doanh và thường không có phúc lợi, ngày nghỉ có lương hay bảo hiểm thất nghiệp từ chủ lao động. Con số hòa vốn trong công cụ cho thấy nhà thầu cần xuất hóa đơn nhiều hơn bao nhiêu để giữ được cùng số tiền.
Chủ lao động của tôi có thể tự quyết định trả tôi theo 1099 không?
Không thể chỉ bằng ý muốn. Tư cách phụ thuộc vào mối quan hệ làm việc thực tế theo các tiêu chí của IRS, Bộ Lao động và tiểu bang. Người lao động hoặc doanh nghiệp chưa chắc chắn có thể yêu cầu IRS xác định bằng Form SS-8, và người lao động cũng có thể hỏi cơ quan của tiểu bang. Công cụ này không quyết định tư cách.
Tôi có phải đóng thuế trên thu nhập 1099 nếu không nhận được mẫu nào không?
Có. Mọi thu nhập đều chịu thuế, kể cả khi không có Form 1099 nào được gửi. Doanh nghiệp chỉ phải nộp 1099-NEC khi trả cho nhà thầu từ 2.000 US$ trở lên cho dịch vụ trong năm 2026, nhưng nhà thầu vẫn phải khai mọi đồng đã kiếm được.