अपने ब्राउज़र में इनवॉइस बनाएँ
इनवॉइस (बिल) वह दस्तावेज़ है जो आप काम पूरा करने या सामान देने के बाद ग्राहक को भेजते हैं। इसमें लिखा होता है कि बिल कौन किसे दे रहा है, क्या दिया गया, कितनी रकम बनती है और भुगतान की आखिरी तारीख क्या है। यह मुफ़्त जनरेटर आपके टाइप करते-करते इनवॉइस तैयार करता है: अपने व्यवसाय और ग्राहक की जानकारी भरें, हर मद के साथ मात्रा और दर लिखें, और कुल रकम इनवॉइस के प्रीव्यू में अपने-आप अपडेट होती रहेगी। ठीक लगने पर प्रिंट करें या PDF के रूप में सेव करें दबाएँ। आपके ब्राउज़र की प्रिंट विंडो खुलेगी, जहाँ “Save as PDF” चुनकर फ़ाइल बना सकते हैं या कागज़ पर प्रिंट कर सकते हैं।
सब कुछ आपके ब्राउज़र में ही चलता है। आप जो नाम, पते, रकम और लोगो डालते हैं, वे CentDaily या किसी और को अपलोड या भेजे नहीं जाते।
इनवॉइस में क्या-क्या लिखें
सामान्य कारोबारी इनवॉइस के लिए संघीय कानून कोई एक तय ढाँचा ज़रूरी नहीं करता, पर कुछ ग्राहकों या उद्योगों के अपने नियम होते हैं। एक साफ़ इनवॉइस में आम तौर पर ये चीज़ें होती हैं:
- आपके व्यवसाय का नाम, पता और संपर्क जानकारी, और ग्राहक का नाम और पता;
- एक अलग इनवॉइस नंबर और इनवॉइस की तारीख;
- भुगतान की आखिरी तारीख या शर्तें, जैसे “Net 30” यानी 30 दिन के अंदर भुगतान;
- हर मद या सेवा का विवरण, मात्रा, दर और रकम;
- उप-योग, छूट (अगर है), सेल्स टैक्स (अगर है), कुल रकम, और आपको भुगतान कैसे किया जाए।
इनवॉइस को क्रम से नंबर दें, ताकि बाद में आप और आपका ग्राहक उन्हें आसानी से ढूँढ सकें। टूल “INV-0001” से शुरू होता है और आप इसे बदल सकते हैं।
छूट, सेल्स टैक्स और पहले दी गई रकम
छूट प्रतिशत में या डॉलर की रकम के रूप में हो सकती है, और वह सेल्स टैक्स लगने से पहले उप-योग में से घटाई जाती है। सेल्स टैक्स वैकल्पिक है। आप दर डालें तो टूल उसे सिर्फ़ उन्हीं मदों पर लगाता है जिन पर “Taxable” (टैक्स लगने वाली) का निशान है, और छूट का उनका हिस्सा घटाने के बाद।
सेल्स टैक्स के नियम राज्य और शहर के हिसाब से अलग होते हैं। कोई सेवा, डिलीवरी शुल्क या डिजिटल उत्पाद टैक्स के दायरे में आता है या नहीं, यह जगह-जगह अलग है, और स्थानीय दरें ग्राहक के पते के अनुसार बदल सकती हैं। अमेरिका में कोई संघीय सेल्स टैक्स नहीं है। क्या टैक्स-योग्य है, यह CentDaily तय नहीं करता, इसलिए टैक्स लगाने से पहले अपने राज्य के राजस्व विभाग (department of revenue) से जाँच लें। आम दरें सेल्स टैक्स कैलकुलेटर से देख सकते हैं। अगर ग्राहक पहले ही कुछ अग्रिम रकम दे चुका है, तो उसे “पहले दी गई रकम” में दर्ज करें, और इनवॉइस बाकी बकाया दिखा देगा।
ड्राफ़्ट सेव करना और डेटा निजी रखना
डिफ़ॉल्ट रूप से कुछ भी सेव नहीं होता: पेज बंद करते ही इनवॉइस मिट जाता है। ड्राफ़्ट वाले बॉक्स पर निशान लगाने पर फ़ॉर्म सिर्फ़ इसी डिवाइस पर इस ब्राउज़र की लोकल स्टोरेज में रखा जाता है, ताकि आप बाद में लौट सकें। लोगो सेव नहीं होता, और सेव किया ड्राफ़्ट मिटाने का बटन भी है। इसी ब्राउज़र प्रोफ़ाइल को इस्तेमाल करने वाला कोई भी व्यक्ति सेव किया ड्राफ़्ट देख सकता है, इसलिए साझा कंप्यूटर पर यह बॉक्स खाली रखें।
रिकॉर्ड, टैक्स और भुगतान पाना
आप जो भी इनवॉइस भेजें और जो भी भुगतान पाएँ, उसकी एक प्रति रखें। IRS (अमेरिका की संघीय टैक्स एजेंसी) आपकी आय और खर्च के समर्थन में रिकॉर्ड की उम्मीद करता है। अपने किसी कॉन्ट्रैक्टर को भुगतान करने से पहले उससे फ़ॉर्म W-9 (करदाता पहचान संख्या देने का फ़ॉर्म) माँग लें, ताकि आपके पास उसका टैक्स नंबर रहे। अगर आप स्वरोज़गार में हैं, तो इनवॉइस से होने वाली आय पर आम तौर पर सेल्फ़-एम्प्लॉयमेंट टैक्स (स्वरोज़गार पर सोशल सिक्योरिटी और मेडिकेयर टैक्स) लगता है: देखें सेल्फ़-एम्प्लॉयमेंट टैक्स कैलकुलेटर, और अपनी कीमतें परखने के लिए मार्जिन कैलकुलेटर। यह पेज सिर्फ़ सामान्य जानकारी है, टैक्स, कानूनी या अकाउंटिंग सलाह नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या यह इनवॉइस जनरेटर सच में मुफ़्त और निजी है?
हाँ। इसे इस्तेमाल करना मुफ़्त है, खाता नहीं बनाना पड़ता, और यह पूरी तरह आपके ब्राउज़र में चलता है। आप जो भी टाइप करते हैं, वह किसी सर्वर पर नहीं भेजा जाता। ड्राफ़्ट तभी सेव होते हैं जब आप चाहें, और सिर्फ़ आपके अपने डिवाइस पर।
मैं अपना इनवॉइस PDF के रूप में कैसे सेव करूँ?
“प्रिंट करें या PDF के रूप में सेव करें” दबाएँ। प्रिंट विंडो में डेस्टिनेशन के तौर पर “Save as PDF” चुनें, साफ़-सुथरे पन्ने के लिए हेडर और फ़ुटर बंद कर दें, और सेव करें। प्रिंट लेआउट में सिर्फ़ इनवॉइस दिखता है, वेब पेज का बाकी हिस्सा नहीं।
क्या मुझे अपने इनवॉइस पर सेल्स टैक्स लगाना ज़रूरी है?
यह इस पर निर्भर करता है कि आप क्या बेचते हैं और कहाँ। कई राज्यों में बहुत-सी सेवाओं पर टैक्स नहीं लगता, जबकि सामान पर आम तौर पर लगता है। नियम और स्थानीय दरें अलग-अलग हैं, इसलिए अपने राज्य के राजस्व विभाग से पता कर लें। जिन मदों पर टैक्स नहीं लगना चाहिए, उनके लिए सेल्स टैक्स का बॉक्स खाली छोड़ें या “Taxable” का निशान हटा दें।