Người đầu tiên bạn thuê: nhân viên hay người làm thầu?

Thông tin cập nhật đến ngày 13/10/2026. Quy định có thể thay đổi, vì vậy hãy đối chiếu với các nguồn IRS và DOL được dẫn link.

Giấy tờ khi thuê người đầu tiên phụ thuộc vào một lựa chọn ban đầu: người này là nhân viên (employee, dùng Form W-2) hay nhà thầu độc lập (independent contractor, dùng Form 1099-NEC)? Với các khoản thanh toán sau ngày 31/12/2025, ngưỡng phải nộp Form 1099-NEC là $2,000 (trước đây là $600).

Vì sao việc phân loại quan trọng

Với nhân viên, doanh nghiệp khấu trừ thuế thu nhập, đóng một phần Social Security và Medicare, và khai tiền lương trên Form W-2. Với nhà thầu, doanh nghiệp thường không khấu trừ (trừ backup withholding, xem bên dưới), thu Form W-9, và khai các khoản thanh toán trên Form 1099-NEC nếu đạt ngưỡng. Xem tổng quan của IRS về nhân viên và nhà thầu độc lập (bằng tiếng Anh).

IRS xem xét như thế nào

IRS cân nhắc ba nhóm dữ kiện cùng lúc. Không có một dữ kiện nào quyết định riêng lẻ (IRS).

• Kiểm soát hành vi (behavioral control): doanh nghiệp có chỉ đạo người làm việc làm gì và làm như thế nào không?
• Kiểm soát tài chính (financial control): ai kiểm soát phần kinh doanh, chẳng hạn cách trả tiền, hoàn chi phí và dụng cụ làm việc?
• Loại quan hệ: hợp đồng, phúc lợi, quan hệ có kéo dài không, và công việc có phải phần cốt lõi của doanh nghiệp không.

Bộ Lao động (DOL) xem xét như thế nào (tình trạng ngày 13/10/2026)

DOL dùng bài kiểm tra "thực tế kinh tế" (economic reality) theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA). Tính đến ngày 13/10/2026, trang soạn quy định của DOL cho thấy một quy định đề xuất, chưa phải quy định chính thức, công bố ngày 26/02/2026, hạn góp ý đã đóng ngày 28/04/2026. Đề xuất nêu hai yếu tố cốt lõi: mức độ người làm việc kiểm soát công việc, và cơ hội lời hoặc lỗ dựa trên sáng kiến và/hoặc vốn đầu tư. Đề xuất cũng liệt kê các yếu tố khác (kỹ năng, tính lâu dài của quan hệ, và công việc có là một phần của dây chuyền sản xuất tích hợp không), và nói rằng có thể xét thêm yếu tố khác. Trang này cho biết DOL không còn áp dụng quy định năm 2024 trong các cuộc điều tra, dẫn Field Assistance Bulletin 2025-1. Lưu ý trang chung của DOL về phân loại sai vẫn còn mô tả quy định 2024, nên hãy đọc với lưu ý đó. Hãy kiểm tra lại xem đã có quy định chính thức chưa.

Tiêu chí của tiểu bang có thể nghiêm hơn. Hãy hỏi cơ quan lao động tiểu bang; xem danh bạ các văn phòng lao động tiểu bang của DOL.

Nếu bạn thuê nhân viên

1. Xin mã EIN (mã số nhận dạng người sử dụng lao động) từ IRS nếu bạn chưa có.
2. Cho nhân viên ký Form W-4 trước kỳ trả lương đầu tiên. Nếu không có, bạn khấu trừ như thể nhân viên khai độc thân (IRS: Hiring employees).
3. Hoàn tất Form I-9 cho mọi nhân viên mới để xác minh danh tính và quyền làm việc. Đọc trang I-9 của USCIS.
4. Báo nhân viên mới cho tiểu bang. Luật liên bang đặt hạn tối đa là 20 ngày, và tiểu bang có thể đặt hạn ngắn hơn (42 U.S.C. 653a). Bắt đầu tại trang dành cho chủ lao động về cấp dưỡng con của liên bang, có link đến các trang báo cáo của từng tiểu bang.
5. Hiểu các loại thuế lương. Năm 2026, Social Security là 6.2% mỗi bên (chủ và nhân viên) trên tiền lương đến $184,500, và Medicare là 1.45% mỗi bên, không giới hạn mức lương. Chủ lao động còn khấu trừ thêm 0.9% Additional Medicare Tax trên phần lương vượt $200,000 (IRS Publication 15). FUTA (thuế thất nghiệp liên bang) là 6.0% trên $7,000 đầu tiên của mỗi nhân viên, với khoản tín dụng tối đa 5.4% nếu đã đóng thuế thất nghiệp tiểu bang, và chủ lao động tự chịu khoản này. Ở các tiểu bang "credit reduction" (giảm tín dụng), khoản tín dụng bị giảm nên thuế suất thực tế cao hơn; xem Schedule A (Form 940) (IRS Topic 759).

Xem lương thực nhận bằng máy tính lương và máy tính tiền lương.

Nếu bạn trả tiền cho nhà thầu

Hãy xin Form W-9 trước lần thanh toán đầu tiên để có tên, địa chỉ và mã số thuế của nhà thầu (SSN, ITIN hoặc EIN). Bạn nộp Form 1099-NEC khi tiền công trả cho người không phải nhân viên đạt ngưỡng. Với các khoản thanh toán sau ngày 31/12/2025, ngưỡng đó là $2,000, và có thể được điều chỉnh theo lạm phát từ năm 2027 (Hướng dẫn của IRS cho Form 1099-MISC và 1099-NEC). SSN là số An sinh Xã hội, ITIN là mã số thuế cá nhân dành cho người không đủ điều kiện có SSN.

• Các khoản thanh toán trong năm 2025 trở về trước vẫn dùng ngưỡng $600.
• Tiền thu được gộp trả cho luật sư vẫn là $600 (Form 1099-MISC, ô 10).
• Nếu nhà thầu không cung cấp mã số thuế, bên trả tiền có thể phải áp dụng backup withholding (khấu trừ dự phòng; xem hướng dẫn Form W-9 để biết mức khấu trừ). Người nhận bị khấu trừ dự phòng sẽ được nhận form bất kể số tiền.
• Các khoản trả bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ thanh toán, và một số loại khác như giao dịch qua mạng lưới bên thứ ba, không được khai trên 1099-NEC (hướng dẫn của IRS). Các khoản đó thuộc Form 1099-K, có ngưỡng riêng: trên $20,000 và trên 200 giao dịch (IRS FAQ).

Ngưỡng chỉ quyết định doanh nghiệp có phải nộp form hay không; nhà thầu vẫn phải đóng thuế trên thu nhập dù dưới $2,000. Hãy ước tính bằng máy tính thuế tự kinh doanh và máy tính thuế thu nhập.

Hỏi IRS: Form SS-8 và VCSP

Nếu tình trạng của người làm việc chưa rõ, doanh nghiệp hoặc người làm việc có thể nộp Form SS-8 để xin IRS xác định. IRS cho biết có thể mất sáu tháng trở lên. Doanh nghiệp đủ điều kiện cũng có thể dùng Chương trình Giải quyết Phân loại Tự nguyện (VCSP, Form 8952) để chuyển người làm việc thành nhân viên từ nay về sau, với một phần miễn giảm thuế lao động liên bang (IRS).

Hậu quả của việc phân loại sai

Coi nhân viên là nhà thầu có thể dẫn đến thiếu thuế lao động, và DOL có thể truy thu tiền lương tối thiểu hoặc tiền làm thêm giờ chưa trả theo FLSA.

Một số mốc thời hạn cho các khoản thanh toán năm 2026, nộp đầu năm 2027

Form 1099-NEC đến hạn gửi IRS và người nhận trước ngày 31 tháng 1 (IRS). Ngày 31/01/2027 rơi vào Chủ nhật, nên hạn chuyển sang Thứ Hai 01/02/2027. Form 940 (FUTA) cho năm 2026 cũng đến hạn ngày 01/02/2027, hoặc 10/02/2027 nếu đã nộp đủ thuế FUTA đúng hạn (IRS). Form W-2 (gửi nhân viên) và W-2/W-3 (gửi SSA) đến hạn cùng ngày, còn Form 941 nộp hằng quý (IRS Pub. 15). Đây không phải danh sách đầy đủ.

Hướng dẫn này là thông tin chung tính đến ngày 13/10/2026. Nội dung chỉ nêu quy định liên bang; quy định tiểu bang có thể khác và có thể nghiêm hơn. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế, lao động hay di trú. Hãy kiểm tra các nguồn chính thức của IRS, DOL và tiểu bang, hoặc hỏi chuyên gia có chuyên môn về trường hợp của bạn.

Do đội biên tập CentDaily soạn với sự hỗ trợ của AI; các dữ kiện đã được đối chiếu với nguồn chính thức nêu trong bài này và trong khung Nguồn bên dưới. Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, thuế hay tài chính.