Первый сотрудник: работник по найму или подрядчик?

Информация актуальна на 13 октября 2026 г. Правила меняются, поэтому проверяйте их по ссылкам на источники IRS и DOL.

Оформление документов при первом найме зависит от одного раннего решения: этот человек — работник (форма W-2) или независимый подрядчик (форма 1099-NEC)? Для платежей, произведенных после 31 декабря 2025 г., порог для подачи формы 1099-NEC составляет 2 000 $ (раньше — 600 $).

Почему важна классификация

За работника бизнес удерживает подоходный налог, платит часть налогов на Social Security и Medicare и сообщает о зарплате в форме W-2. За подрядчика бизнес, как правило, ничего не удерживает (кроме резервного удержания — см. ниже), собирает форму W-9 и сообщает о выплатах в форме 1099-NEC, если они достигают порога. См. обзор IRS: работник или независимый подрядчик.

Как на это смотрит IRS

IRS оценивает три группы фактов в совокупности. Ни один факт сам по себе не решает дело (IRS).

• Контроль над поведением: указывает ли бизнес, что работник делает и как?
• Финансовый контроль: кто управляет деловой стороной — оплатой, возмещением расходов, инструментами?
• Характер отношений: договоры, льготы, постоянство отношений и то, насколько эта работа важна для бизнеса.

Как на это смотрит Министерство труда (DOL), статус на 13 октября 2026 г.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) DOL применяет тест «экономической реальности». По состоянию на 13 октября 2026 г. на странице DOL о нормотворчестве опубликован проект правила, а не окончательное правило: он выпущен 26 февраля 2026 г., прием комментариев завершился 28 апреля 2026 г. В проекте названы два основных фактора: контроль работника над работой и возможность получить прибыль или понести убыток благодаря собственной инициативе и (или) вложениям. Там же перечислены и другие факторы (квалификация, постоянство отношений и то, является ли работа неотъемлемой частью производственного процесса), и сказано, что могут учитываться и дополнительные факторы. На странице указано, что DOL больше не применяет правило 2024 года при проверках, со ссылкой на Field Assistance Bulletin 2025-1. Учтите, что на общей странице DOL о неправильной классификации работников по-прежнему описано правило 2024 года, поэтому читайте ее с этой оговоркой. Следите, не вышло ли окончательное правило.

Тесты в штатах могут быть строже. Уточните в трудовом ведомстве вашего штата; см. справочник трудовых ведомств штатов на сайте DOL.

Если вы нанимаете работника

1. Получите EIN (идентификационный номер работодателя) в IRS, если у вас его ещё нет.
2. Попросите работника подписать форму W-4 (заявление о размере удержаний) до первой выплаты зарплаты. Если ее нет, вы удерживаете налог так, как будто работник не состоит в браке (IRS: найм работников).
3. Оформите форму I-9 для каждого нового работника, чтобы подтвердить личность и право на работу. Прочитайте страницу USCIS о форме I-9.
4. Сообщите о новом работнике в свой штат. Федеральный закон устанавливает предельный срок 20 дней, а штаты могут установить более короткие (42 U.S.C. 653a). Начните со федеральной страницы для работодателей об алиментах: на ней есть ссылки на сайты штатов, где подаются сведения.
5. Разберитесь с налогами на зарплату. В 2026 году налог на Social Security составляет по 6,2 % с работодателя и с работника с зарплаты до 184 500 $, а налог на Medicare — по 1,45 % с каждого без ограничения по сумме. Работодатели также удерживают дополнительный налог на Medicare 0,9 % с зарплаты свыше 200 000 $ (IRS Publication 15). Налог FUTA (федеральный налог на страхование по безработице) — 6,0 % с первых 7 000 $ на каждого работника, с зачетом до 5,4 % за уплаченный налог штата на страхование по безработице, и платит его сам работодатель. В штатах со «сниженным зачетом» (credit reduction) зачет уменьшается, и фактическая ставка выше; см. Schedule A (Form 940) (IRS Topic 759).

Узнать, сколько работник получит на руки, можно с помощью калькулятора зарплаты на руки и калькулятора зарплаты.

Если вы платите подрядчику

Запросите форму W-9 до первой выплаты, чтобы получить имя, адрес и налоговый номер подрядчика. Форму 1099-NEC вы подаете, когда выплаты за услуги, не относящиеся к трудовым отношениям (nonemployee compensation), достигают порога. Для платежей, произведенных после 31 декабря 2025 г., порог составляет 2 000 $, и начиная с 2027 года он может индексироваться на инфляцию (инструкции IRS к формам 1099-MISC и 1099-NEC).

• Для платежей, произведенных в 2025 году и раньше, порог остается 600 $.
• Валовая выручка адвокатов остается на пороге 600 $ (форма 1099-MISC, поле 10).
• Если подрядчик не предоставил налоговый номер, плательщику, возможно, придется применить резервное удержание (ставка указана в инструкции к форме W-9). Получателю, к которому применяется резервное удержание, форма направляется независимо от суммы.
• Платежи по кредитной карте или платежной карте, а также некоторые другие, например операции через сторонние платежные сети, в форме 1099-NEC не отражаются (инструкции IRS). Для них предназначена форма 1099-K со своим порогом: больше 20 000 $ и больше 200 операций (ответы IRS на частые вопросы).

Порог лишь определяет, подает ли бизнес форму; подрядчики платят налог с заработанного даже при доходе ниже 2 000 $. Оценить его можно с помощью калькулятора налога на самозанятость и калькулятора подоходного налога.

Запрос в IRS: форма SS-8 и VCSP

Если статус работника неясен, бизнес или сам работник может подать форму SS-8 и запросить решение IRS. По данным IRS, это может занять шесть месяцев и больше. Подходящие под условия компании могут также воспользоваться Программой добровольного урегулирования вопросов классификации (Voluntary Classification Settlement Program, форма 8952), чтобы в дальнейшем перевести работников в статус сотрудников и получить частичное освобождение от федеральных налогов на трудовые отношения (IRS).

Последствия неправильной классификации

Если работника оформили как подрядчика, это может привести к неуплаченным налогам на трудовые отношения, а DOL вправе взыскать невыплаченную минимальную зарплату или сверхурочные по FLSA.

Основные даты для платежей 2026 года, подаваемых в начале 2027 года

Форма 1099-NEC должна быть подана в IRS и вручена получателю до 31 января (IRS). 31 января 2027 г. — воскресенье, поэтому срок переносится на понедельник, 1 февраля 2027 г. Форма 940 (FUTA) за 2026 год также подается до 1 февраля 2027 г. или до 10 февраля 2027 г., если весь налог FUTA был внесен в срок (IRS). Форма W-2 (работникам) и W-2/W-3 (в Службу социального обеспечения, SSA) подаются в тот же день, а форма 941 подается ежеквартально (IRS Pub. 15). Это неполный список.

Это руководство — общая информация по состоянию на 13 октября 2026 г. Оно охватывает только федеральные правила; правила штатов могут отличаться и быть строже. Это не юридическая, налоговая, трудовая или иммиграционная консультация. Проверяйте официальные источники IRS, DOL и своего штата или обратитесь к квалифицированному специалисту по вашей ситуации.

Текст подготовлен редакцией CentDaily при помощи ИИ; факты сверены с официальными источниками, перечисленными в этом руководстве и в блоке «Источники» ниже. Только общая информация: это не финансовая, налоговая, юридическая или инвестиционная консультация.