Sua primeira contratação: funcionário ou prestador de serviços?

Informações atualizadas até 13 de outubro de 2026. As regras mudam, então confira nas fontes do IRS e do DOL linkadas.

A papelada da primeira contratação depende de uma escolha inicial: essa pessoa é funcionária (Form W-2) ou prestadora de serviços independente (Form 1099-NEC)? Para pagamentos feitos após 31 de dezembro de 2025, o limite para entregar o Form 1099-NEC é de US$ 2.000 (antes era US$ 600).

Por que a classificação importa

Para um funcionário, a empresa retém o imposto de renda, paga parte do Social Security e do Medicare e informa os salários no Form W-2. Para um prestador, a empresa geralmente não retém (exceto a retenção de reserva, abaixo), coleta um Form W-9 e informa os pagamentos no Form 1099-NEC se atingirem o limite. Veja a visão geral do IRS sobre funcionário vs. prestador independente.

Como o IRS enxerga a questão

O IRS pondera três categorias de fatos em conjunto. Nenhum fato isolado decide o resultado (IRS).

• Controle comportamental: a empresa dirige o que o trabalhador faz e como?
• Controle financeiro: quem controla o lado comercial, como pagamento, reembolso de despesas e ferramentas?
• Tipo de relação: contratos, benefícios, se é contínua e se o trabalho é essencial para o negócio.

Como o Departamento do Trabalho enxerga a questão (situação em 13 de outubro de 2026)

O DOL (Department of Labor) usa um teste de "realidade econômica" pela Fair Labor Standards Act (FLSA, lei federal de padrões trabalhistas). Em 13 de outubro de 2026, a página de elaboração de regras do DOL mostra uma proposta de regra, e não uma regra final, emitida em 26 de fevereiro de 2026, com comentários encerrados em 28 de abril de 2026. A proposta cita dois fatores centrais: o controle do trabalhador sobre o trabalho e a oportunidade de lucro ou prejuízo com base em iniciativa e/ou investimento. Também lista outros fatores (habilidade, permanência da relação e se o trabalho é uma unidade integrada de produção) e diz que mais fatores podem ser considerados. A página diz que o DOL não aplica mais a regra de 2024 nas investigações, citando o Field Assistance Bulletin 2025-1. Observe que a página geral do DOL sobre classificação incorreta ainda descreve a regra de 2024, então leia-a com isso em mente. Verifique de novo se há uma regra final.

Os testes estaduais podem ser mais rígidos. Pergunte ao órgão trabalhista do seu estado; veja o diretório do DOL de escritórios trabalhistas estaduais.

Se você contrata um funcionário

1. Obtenha um EIN junto ao IRS se você não tiver um.
2. Peça ao funcionário que assine o Form W-4 até o primeiro pagamento de salário. Sem ele, você retém como se o funcionário fosse solteiro (IRS: Hiring employees).
3. Preencha o Form I-9 para cada novo contratado, para verificar identidade e autorização de trabalho. Leia a página do I-9 no USCIS.
4. Informe a nova contratação ao seu estado. A lei federal fixa um limite máximo de 20 dias, e os estados podem definir prazos menores (42 U.S.C. 653a). Comece pela página federal de pensão alimentícia para empregadores, que leva aos sites estaduais de informe.
5. Entenda os impostos sobre a folha. Em 2026, o Social Security é de 6,2% para o empregador e 6,2% para o funcionário sobre salários de até US$ 184.500, e o Medicare é de 1,45% para cada um, sem limite salarial. Os empregadores também retêm 0,9% adicionais de Additional Medicare Tax sobre salários acima de US$ 200.000 (IRS Publication 15). O FUTA é de 6,0% sobre os primeiros US$ 7.000 por funcionário, com um crédito de até 5,4% pelo imposto estadual de desemprego pago, e os empregadores o pagam por conta própria. Nos estados com "redução de crédito" (credit reduction), o crédito é menor, então a taxa efetiva é maior; veja o Schedule A (Form 940) (IRS Topic 759).

Veja o salário líquido com a calculadora de contracheque e a calculadora de salário.

Se você paga um prestador

Peça um Form W-9 antes do primeiro pagamento para obter o nome, o endereço e o número de identificação do contribuinte do prestador. Você entrega o Form 1099-NEC quando a remuneração de não funcionário atinge o limite. Para pagamentos feitos após 31 de dezembro de 2025, esse limite é de US$ 2.000, e pode ser ajustado pela inflação a partir de 2027 (Instruções do IRS para os Forms 1099-MISC e 1099-NEC).

• Pagamentos feitos em 2025 ou antes continuam com o limite de US$ 600.
• Os rendimentos brutos de advogados continuam em US$ 600 (Form 1099-MISC, caixa 10).
• Se um prestador não fornecer um número de contribuinte, o pagador pode ter que aplicar a retenção de reserva (backup withholding; veja as instruções do Form W-9 para a alíquota). Um beneficiário sujeito à retenção de reserva recebe o formulário independentemente do valor.
• Pagamentos feitos por cartão de crédito ou cartão de pagamento, e outros, como transações de redes de terceiros, não são informados no 1099-NEC (instruções do IRS). Eles são cobertos pelo Form 1099-K, que tem o próprio limite: mais de US$ 20.000 e mais de 200 transações (perguntas frequentes do IRS).

O limite só decide se a empresa entrega um formulário; os prestadores devem imposto sobre o que ganham mesmo abaixo de US$ 2.000. Estime-o com a calculadora de imposto para autônomos e a calculadora de imposto de renda.

Consultando o IRS: Form SS-8 e VCSP

Se a condição de um trabalhador não está clara, uma empresa ou um trabalhador pode entregar o Form SS-8 para pedir uma decisão do IRS. O IRS diz que pode levar seis meses ou mais. As empresas elegíveis também podem usar o Voluntary Classification Settlement Program (Form 8952) para reclassificar trabalhadores como funcionários daqui para a frente, com um alívio parcial dos impostos federais sobre o emprego (IRS).

Consequências da classificação incorreta

Tratar um funcionário como prestador pode levar a impostos sobre o emprego não pagos, e o DOL pode cobrar salário mínimo ou horas extras não pagos pela FLSA.

Algumas datas importantes para pagamentos de 2026, entregues no início de 2027

O Form 1099-NEC vence para o IRS e para o beneficiário em 31 de janeiro (IRS). 31 de janeiro de 2027 é domingo, então o prazo passa para segunda-feira, 1º de fevereiro de 2027. O Form 940 (FUTA) de 2026 também vence em 1º de fevereiro de 2027, ou 10 de fevereiro de 2027 se todo o imposto FUTA tiver sido depositado no prazo (IRS). O Form W-2 (para os funcionários) e o W-2/W-3 (para a SSA) vencem no mesmo dia, e o Form 941 é entregue trimestralmente (IRS Pub. 15). Esta não é uma lista completa.

Este guia traz informações gerais em 13 de outubro de 2026. Cobre apenas as regras federais; as regras estaduais podem ser diferentes e mais rígidas. Não é aconselhamento jurídico, tributário, trabalhista nem de imigração. Confira as fontes oficiais do IRS, do DOL e do seu estado, ou consulte um profissional qualificado sobre a sua situação.

Escrito pela equipe editorial do CentDaily com ajuda de IA; fatos conferidos com as fontes oficiais listadas neste guia e na caixa de Fontes abaixo. Informações gerais, não aconselhamento jurídico, tributário ou financeiro.