Votre première embauche : salarié ou travailleur indépendant ?

Informations à jour au 13 octobre 2026. Les règles changent : vérifiez auprès des sources de l’IRS et du ministère du Travail (DOL) indiquées en lien.

Les formalités d’une première embauche dépendent d’un choix initial : cette personne est-elle un salarié (formulaire W-2, relevé annuel des salaires) ou un travailleur indépendant (formulaire 1099-NEC, revenus de travailleur indépendant) ? Pour les paiements effectués après le 31 décembre 2025, le seuil de déclaration du formulaire 1099-NEC est de 2 000 $ (contre 600 $ auparavant).

Pourquoi la qualification compte

Pour un salarié, l’entreprise retient l’impôt sur le revenu, paie une partie des cotisations Social Security (le régime fédéral de retraite, d’invalidité et de survivants) et Medicare (l’assurance santé fédérale des 65 ans et plus), et déclare les salaires sur le formulaire W-2. Pour un travailleur indépendant, l’entreprise ne retient en principe rien (sauf la retenue de précaution, ou backup withholding, expliquée plus loin), recueille un formulaire W-9 et déclare les paiements sur le formulaire 1099-NEC s’ils atteignent le seuil. Consultez l’aperçu de l’IRS sur la distinction entre salarié et travailleur indépendant.

Comment l’IRS (le fisc fédéral américain) examine la question

L’IRS pèse ensemble trois catégories de faits. Aucun fait isolé ne tranche (IRS).

• Contrôle du comportement : l’entreprise dicte-t-elle ce que fait le travailleur et la manière de le faire ?
• Contrôle financier : qui maîtrise l’aspect économique de l’activité, comme la rémunération, le remboursement des frais et les outils ?
• Nature de la relation : contrats, avantages sociaux, caractère durable ou non, et place du travail dans l’activité de l’entreprise.

Comment le ministère du Travail l’examine (situation au 13 octobre 2026)

Le DOL applique un critère de « réalité économique » dans le cadre de la Fair Labor Standards Act (FLSA, loi fédérale sur les normes de travail équitables). Au 13 octobre 2026, la page du DOL consacrée à ce projet de règle montre une règle proposée, et non définitive, publiée le 26 février 2026, dont la période de commentaires s’est terminée le 28 avril 2026. La proposition retient deux facteurs essentiels : le contrôle du travailleur sur son travail, et la possibilité de profit ou de perte selon son initiative ou ses investissements. Elle énumère aussi d’autres facteurs (compétence, caractère permanent de la relation, et appartenance du travail à une unité de production intégrée), et précise que d’autres facteurs pourraient être pris en compte. La page indique que le DOL n’applique plus la règle de 2024 dans ses enquêtes, en citant le Field Assistance Bulletin 2025-1. Notez que la page générale du DOL sur la requalification abusive décrit encore la règle de 2024 : lisez-la en gardant cela à l’esprit. Vérifiez si une règle définitive est parue.

Les critères des États peuvent être plus stricts. Renseignez-vous auprès de l’administration du travail de votre État ; voir l’annuaire du DOL des bureaux du travail des États.

Si vous embauchez un salarié

1. Obtenez un EIN (numéro d’identification d’employeur) auprès de l’IRS si vous n’en avez pas.
2. Faites signer au salarié le formulaire W-4 (choix de la retenue d’impôt) avant le premier versement de salaire. À défaut, vous retenez l’impôt comme si le salarié était célibataire (IRS : Hiring employees).
3. Remplissez le formulaire I-9 pour chaque nouvelle recrue, afin de vérifier son identité et son autorisation de travailler. Consultez la page I-9 de l’USCIS (services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis).
4. Déclarez la nouvelle embauche à votre État. La loi fédérale fixe un délai maximal de 20 jours, et les États peuvent prévoir un délai plus court (42 U.S.C. 653a). Commencez par la page fédérale destinée aux employeurs en matière de pensions alimentaires, qui renvoie aux sites de déclaration des États.
5. Comprenez les charges sociales sur salaires (payroll taxes). Pour 2026, les cotisations Social Security sont de 6,2 % pour l’employeur et de 6,2 % pour le salarié, sur les salaires allant jusqu’à 184 500 $, et celles de Medicare de 1,45 % chacun, sans plafond de salaire. Les employeurs retiennent aussi 0,9 % supplémentaires, l’Additional Medicare Tax, sur la part des salaires supérieure à 200 000 $ (IRS Publication 15). La FUTA (taxe fédérale de chômage) est de 6,0 % sur les premiers 7 000 $ par salarié, avec un crédit pouvant atteindre 5,4 % pour la taxe de chômage de l’État payée, et c’est l’employeur qui la règle seul. Dans les États dits à « réduction du crédit », le crédit est diminué et le taux effectif est donc plus élevé ; voir l’annexe A du formulaire 940 (rubrique n° 759 de l’IRS).

Voyez le salaire net avec le calculateur de salaire net et le calculateur de salaire.

Si vous payez un travailleur indépendant

Demandez un formulaire W-9 avant le premier paiement pour obtenir le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale du prestataire. Vous déposez un formulaire 1099-NEC lorsque les sommes versées à un non-salarié atteignent le seuil. Pour les paiements effectués après le 31 décembre 2025, ce seuil est de 2 000 $, et il pourra être ajusté selon l’inflation à partir de 2027 (instructions de l’IRS pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC).

• Les paiements effectués en 2025 ou avant restent soumis au seuil de 600 $.
• Les sommes brutes versées à un avocat restent à 600 $ (formulaire 1099-MISC, case 10).
• Si un prestataire ne fournit pas de numéro d’identification fiscale, le payeur peut devoir appliquer la retenue de précaution (backup withholding ; voir les instructions du formulaire W-9 pour le taux). Un bénéficiaire soumis à cette retenue reçoit un formulaire quel que soit le montant.
• Les paiements effectués par carte de crédit ou carte de paiement, ainsi que certains autres, comme les transactions via un réseau tiers, ne sont pas déclarés sur le 1099-NEC (instructions de l’IRS). Ils relèvent du formulaire 1099-K, dont le seuil est distinct : plus de 20 000 $ et plus de 200 transactions (FAQ de l’IRS).

Le seuil détermine seulement si l’entreprise dépose un formulaire ; les travailleurs indépendants doivent l’impôt sur ce qu’ils gagnent, même en dessous de 2 000 $. Estimez-le avec le calculateur des cotisations des indépendants et le calculateur d’impôt sur le revenu.

Interroger l’IRS : formulaire SS-8 et VCSP

Si le statut d’un travailleur est incertain, une entreprise ou un travailleur peut déposer le formulaire SS-8 pour demander une décision de l’IRS. L’IRS indique que cela peut prendre six mois ou plus. Les entreprises admissibles peuvent aussi recourir au Voluntary Classification Settlement Program (formulaire 8952) pour requalifier des travailleurs en salariés pour l’avenir, avec un allègement partiel des charges fédérales sur l’emploi (IRS).

Conséquences d’une requalification abusive

Traiter un salarié comme un travailleur indépendant peut entraîner des charges sur l’emploi impayées, et le DOL peut réclamer le salaire minimum ou les heures supplémentaires non payés en vertu de la FLSA.

Quelques dates clés pour les paiements de 2026, déclarés début 2027

Le formulaire 1099-NEC doit être remis à l’IRS et au bénéficiaire avant le 31 janvier (IRS). Le 31 janvier 2027 tombe un dimanche : la date limite passe donc au lundi 1er février 2027. Le formulaire 940 (FUTA) de 2026 est lui aussi dû le 1er février 2027, ou le 10 février 2027 si toute la taxe FUTA a été versée à l’échéance (IRS). Le formulaire W-2 (aux salariés) et les formulaires W-2/W-3 (à la SSA, l’administration de Social Security) sont dus le même jour, et le formulaire 941 est déposé chaque trimestre (IRS Pub. 15). Cette liste n’est pas exhaustive.

Ce guide donne des informations générales au 13 octobre 2026. Il ne couvre que les règles fédérales ; celles des États peuvent différer et être plus strictes. Il ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en droit du travail ou en matière d’immigration. Consultez les sources officielles de l’IRS, du DOL et de votre État, ou demandez l’avis d’un professionnel qualifié pour votre situation.

Rédigé par l’équipe éditoriale de CentDaily avec l’aide de l’IA ; faits vérifiés auprès des sources officielles citées dans ce guide et dans l’encadré Sources ci-dessous. Informations générales, et non conseil juridique, fiscal ou financier.