Información vigente al 13 de octubre de 2026. Las reglas cambian, así que verifique con las fuentes del IRS y del DOL enlazadas.
Los trámites de una primera contratación dependen de una decisión inicial: ¿esta persona es un empleado (Formulario W-2) o un contratista independiente (Formulario 1099-NEC)? Para los pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025, el umbral para presentar el Formulario 1099-NEC es de $2,000 (antes era de $600).
Por qué importa la clasificación
Con un empleado, el negocio retiene el impuesto sobre el ingreso, paga una parte del Seguro Social y de Medicare, y reporta los salarios en el Formulario W-2. Con un contratista, el negocio generalmente no retiene (salvo la retención adicional o "backup withholding", más abajo), pide un Formulario W-9 y reporta los pagos en el Formulario 1099-NEC si llegan al umbral. Vea la descripción del IRS sobre empleado frente a contratista independiente.
Cómo lo ve el IRS
El IRS pondera juntas tres categorías de hechos. Ningún hecho por sí solo decide el resultado (IRS).
- Control del comportamiento: ¿el negocio dirige lo que hace el trabajador y cómo lo hace?
- Control financiero: ¿quién controla la parte del negocio, como el pago, el reembolso de gastos y las herramientas?
- Tipo de relación: contratos, beneficios, si es continua y si el trabajo es clave para el negocio.
Cómo lo ve el Departamento del Trabajo (situación al 13 de octubre de 2026)
El DOL usa una prueba de "realidad económica" según la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Al 13 de octubre de 2026, la página de reglamentación del DOL muestra una regla propuesta, no una final, emitida el 26 de febrero de 2026, con comentarios cerrados el 28 de abril de 2026. La propuesta nombra dos factores centrales: el control del trabajador sobre el trabajo y la oportunidad de ganar o perder dinero según su iniciativa o su inversión. También enumera otros factores (la destreza, la permanencia de la relación y si el trabajo es una unidad integrada de producción), y dice que se pueden considerar más factores. La página dice que el DOL ya no aplica la regla de 2024 en sus investigaciones, citando el Field Assistance Bulletin 2025-1. Tenga en cuenta que la página general del DOL sobre clasificación errónea todavía describe la regla de 2024, así que léala con eso presente. Vuelva a revisar si sale una regla final.
Las pruebas estatales pueden ser más estrictas. Pregunte a la agencia laboral de su estado; vea el directorio del DOL de oficinas laborales estatales.
Si contrata a un empleado
- Obtenga un EIN del IRS si no tiene uno.
- Haga que el empleado firme el Formulario W-4 a más tardar al primer pago de salario. Sin él, usted retiene como si el empleado fuera soltero (IRS: Hiring employees).
- Complete el Formulario I-9 de cada nuevo empleado para verificar su identidad y su autorización para trabajar. Lea la página del I-9 de USCIS.
- Reporte el nuevo empleado a su estado. La ley federal fija un límite máximo de 20 días, y los estados pueden fijar plazos más cortos (42 U.S.C. 653a). Empiece en la página federal para empleadores sobre manutención de menores, que enlaza con los sitios estatales para reportar.
- Entienda los impuestos de nómina. Para 2026, el Seguro Social es de 6.2% cada uno para el empleador y para el empleado sobre salarios de hasta $184,500, y Medicare es de 1.45% cada uno sin límite salarial. Los empleadores también retienen un 0.9% adicional del impuesto adicional de Medicare (Additional Medicare Tax) sobre los salarios superiores a $200,000 (Publicación 15 del IRS). El FUTA es de 6.0% sobre los primeros $7,000 de cada empleado, con un crédito de hasta 5.4% por el impuesto estatal de desempleo pagado, y lo pagan los propios empleadores. En los estados de "reducción de crédito" el crédito se reduce, por lo que la tasa efectiva es más alta; vea el Anexo A (Formulario 940) (IRS Topic 759).
Vea el pago neto con la calculadora de cheque de pago y la calculadora de salario.
Si le paga a un contratista
Pida un Formulario W-9 antes del primer pago para obtener el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente del contratista. Usted presenta el Formulario 1099-NEC cuando la compensación a no empleados llega al umbral. Para los pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025, ese umbral es de $2,000, y puede ajustarse por inflación a partir de 2027 (Instrucciones del IRS para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC).
- Los pagos hechos en 2025 o antes se quedan en el umbral de $600.
- Los ingresos brutos pagados a abogados se quedan en $600 (Formulario 1099-MISC, casilla 10).
- Si un contratista no da un número de identificación del contribuyente, quien paga puede tener que aplicar la retención adicional (vea las instrucciones del Formulario W-9 para la tasa). Un beneficiario sujeto a retención adicional recibe un formulario sin importar la cantidad.
- Los pagos hechos con tarjeta de crédito o tarjeta de pago, y otros como las transacciones de redes de terceros, no se reportan en el 1099-NEC (instrucciones del IRS). Esos los cubre el Formulario 1099-K, que tiene su propio umbral: más de $20,000 y más de 200 transacciones (preguntas frecuentes del IRS).
El umbral solo decide si el negocio presenta un formulario; los contratistas deben impuestos sobre lo que ganan aunque sea menos de $2,000. Estímelo con la calculadora de impuesto de trabajo por cuenta propia y la calculadora de impuesto sobre el ingreso.
Preguntarle al IRS: Formulario SS-8 y VCSP
Si la condición de un trabajador no está clara, un negocio o un trabajador puede presentar el Formulario SS-8 para pedir una determinación del IRS. El IRS dice que puede tardar seis meses o más. Los negocios que califican también pueden usar el Programa Voluntario de Acuerdo de Clasificación (Voluntary Classification Settlement Program, Formulario 8952) para reclasificar a los trabajadores como empleados hacia adelante con un alivio parcial de los impuestos federales de empleo (IRS).
Consecuencias de la clasificación errónea
Tratar a un empleado como contratista puede llevar a impuestos de empleo sin pagar, y el DOL puede reclamar el salario mínimo o las horas extra no pagados conforme a la FLSA.
Algunas fechas clave para los pagos de 2026, que se presentan a principios de 2027
El Formulario 1099-NEC vence ante el IRS y ante el beneficiario el 31 de enero (IRS). El 31 de enero de 2027 es domingo, por lo que el plazo pasa al lunes 1 de febrero de 2027. El Formulario 940 (FUTA) de 2026 también vence el 1 de febrero de 2027, o el 10 de febrero de 2027 si todo el impuesto FUTA se depositó cuando correspondía (IRS). El Formulario W-2 (para los empleados) y el W-2/W-3 (para la SSA) vencen el mismo día, y el Formulario 941 se presenta cada trimestre (IRS Pub. 15). Esta no es una lista completa.
Esta guía es información general al 13 de octubre de 2026. Cubre solo las reglas federales; las reglas estatales pueden ser distintas y más estrictas. No es asesoría legal, de impuestos, laboral ni de inmigración. Consulte las fuentes oficiales del IRS, del DOL y de su estado, o pregunte a un profesional calificado sobre su situación.
Escrito por el equipo editorial de CentDaily con ayuda de inteligencia artificial; los datos se verificaron con las fuentes oficiales indicadas en esta guía y en el cuadro de Fuentes de abajo. Información general, no asesoría legal, de impuestos ni financiera.